Нам всем знакомо это чувство: сейчас 11:25, и вы просто погружаетесь в свою самую сложную работу.
Ваши пальцы стучат, ваши мысли текут, вы пишете быстро. Правильные слова приходят легко, чем обычно, и вы почти полностью потеряли счет времени.
Как только вы приближаетесь к пиковой производительности, напоминание календаря мигает в середине экрана:
ВСТРЕЧА ЧЕРЕЗ 5 МИНУТ
Вы вздыхаете и идете в конференц-зал, зная, что вас ждет еще одна ненужная встреча.
Никто не готов, вы чувствуете, что тратите 30 минут впустую, ваш поток прерывается, и все это можно было решить с помощью электронной почты.
Непродуктивные встречи и совещания стали хронической проблемой в офисе.
Почему встречи истощают
Прежде чем мы перейдем к решениям, давайте рассмотрим причины, по которым большинство людей боятся совещаний:
"Слишком много"
Количество встреч удвоилось за последние 50 лет, поскольку организационные структуры стали более плоскими и менее иерархическими. Старшие менеджеры посещают почти 23 часа собраний каждую неделю, а сотрудники, работающие в крупных организациях, как правило, проводят больше собраний, чем в небольших.
«Они разрушительны»
Поскольку мозгу требуется почти 25 минут, чтобы переориентироваться на задачу после перерыва, встречи могут стать препятствием для выполнения вдумчивой и серьезной работы.
«Они пустая трата времени»
Неэффективные собрания негативно влияют на моральный дух сотрудников и удовлетворенность работой. Сотрудники, которые посещают плохо организованные собрания, недовольны работой вцелом и чаще уходит из компании.
Почему совещания важны
Несмотря на все проблемы, встречи являются необходимостью для совместной работы и функционирования организации.
Эффективные совещания и встречи помогают разрешать конфликты, строить отношения, предоставлять возможности для обучения и улучшать коммуникацию. Когда встречи организуются правильно, они дают необходимую энергию для продвижения проектов вперед. На самом деле, необходимо сотрудничать в группах, чтобы создавать креативные и нестандартные решения.
Встречи также могут быть более подходящими для определенных стилей работы.
Если работник ориентирован на задачи и достижения, встречи снижают удовлетворенность работой и подрывают производительность. Если работник меньше ориентированные на достижения, он, как правило, любят совещания. Это может быть потому, что встречи могут создать структуру неструктурированного дня и обеспечить возможность для общения.
Есть четкая связь между производительностью, удовлетворенностью и совещаниями. Исследования в области организационной науки и психологии позволили нам лучше понять, как проводить встречи, чтобы положительно влиять на организационную культуру и привлекать сотрудников.
Как лучше проводить совещания
Производительные, приятные встречи не являются недостижимыми. Вот несколько поддерживаемых исследованиями способов уменьшить количество встреч:
Иметь цель и план
Организаторы встречи должны предоставить цели и задачи перед началом совещания, чтобы дать контекст и предоставить участникам достаточно времени для подготовки к обсуждению. Цели должны быть пересмотрены в начале встречи с указанием продолжительности темы. Подумайте об использовании формальной повестки дня для более длительных совещаний.
Если у вас возникли проблемы при составлении плана, то собрание может не понадобиться.
Применить закон Паркинсона
Работа заполняет время, отпущенное на неё. - С. Норткот Паркинсон
Встречи должны быть запланированы на минимальное количество времени. Если вы резервируете час, встреча займет час. Координаторам собрания также следует учитывать время, на которое запланировано собрание, чтобы избежать как можно большего количества больших перерывов в работе и конфликтов часовых поясов.
Делать заметки
Примечания должны быть записаны во время встречи и распространены или сохранены после этого, особенно если решение было принято. Участники должны иметь доступ к их просмотру позже, если это необходимо.
Заметки полезны не только для участников собрания, но и для всех, кто не может (или не нуждается в активном участии) участвовать в собрании. Эти заинтересованные стороны могут вместо этого ссылаться на заметки.
Определите роли участников
Участники должны знать, какова их роль на собрании, будь то содействие, взвешивание в области знаний, ведение заметок, своевременное проведение собрания (и по теме) или предоставление контекста по пункту повестки дня. Это не только позволяет участникам подготовиться заранее, но и заставляет владельцев собраний точно определять, кто нужен и зачем он нужен, что поможет избежать ненужных участников.
Подумайте и о нетрадиционных ролях. Многие ситуации выиграют от назначения ролей, таких как «адвокат дьявола» или «клиенты», чтобы стимулировать взаимодействие и совершенствовать процесс принятия решений.
Резюмировать
Перед окончанием собрания обязательно запишите все последующие шаги и решения, которые были приняты на совещании. Анализ итогов встречи может помочь устранить путаницу в отношении подотчетности, предоставляя возможность подтвердить и исправить любые выводы, если это необходимо.
Как обеспечить долгосрочный успех совещания или собрания
Внедрение лучших практик встреч является лишь частью решения. Чтобы действительно сделать собрания лучше, организации должны сосредоточиться на развитии навыков встреч.
Сотрудники должны быть обучены (и организационная культура должна оказывать положительное влияние):
- Когда организовать встречу
- Как спланировать совещание
- Как стимулировать участие
- Как управлять участниками и разрешать конфликты
Регулярно встречайтесь с сотрудниками, чтобы узнать их мнение о продуктивности встреч. Они слишком часты? Могут ли они быть структурированы по-другому?
Эксперимент с новыми практиками
Помимо проверенных и лучших практик, новые концепции достигают прогресса:
- Чтобы поощрить эффективную работу, компании могут назначить один день недели днем «без встреч» или «работа на дому».
- Организаторы собрания могут изменить место встречи на новую обстановку, чтобы помочь творчеству.
- Если требуется более глубокое обсуждение, организаторы собрания могут разделить участников на небольшие группы, по восемь или меньше человек.
- Организатор может выделить несколько минут времени для проведения мозгового штурма.
- Прогулки могут увеличить вовлеченность и креативность, но они должны быть реализованы только с тремя или менее людьми.
Совещание со смыслом и целью
Независимо от того, решите ли вы реализовать некоторые из этих идей, помните, что ключ состоит в том, чтобы гарантировать, что все встречи имеют цель. Эти стратегии могут улучшить встречи. Также руководители собраний должны оценить, нужна ли встреча вообще.
Совещания и собрания - отличное место для мозгового штурма и обсуждения нюансов. Однако другие действия, такие как получение обратной связи по отчету, могут лучше подходить для асинхронного взаимодействия.
Хотя многие лидеры считают совещания «необходимым злом», встречи не должны оставлять неприятный привкус в наших устах. Лучшие и наиболее успешные организации рассматривают собрания как стратегический ресурс вместо обязательного бремени. Они могут быть использованы для решения проблем. Они могут помочь создать более конкурентоспособные и эффективные организации. Они могут объединять сотрудников во все более распределенную и самостоятельную рабочую силу.
В следующий раз, когда вы обнаружите, что вздыхаете над приглашением на собрание, подумайте о том, чтобы сплотить группу или взять на себя инициативу, чтобы улучшить совещание - это может стать мощной силой для перемен.
